Nuestras
soluciones
Una guía sencilla para organizaciones locales sobre qué hace cada módulo de la plataforma, para qué le sirve a tu organización y cómo se usa en el día a día. La plataforma es sin costo para las organizaciones locales elegibles.
Cómo funciona.
AidLabs se adapta al flujo de trabajo de tu organización, no al revés. Estos son los cinco pasos que recorremos juntos, desde la primera conversación hasta una decisión respaldada por evidencia.
Entender
Partimos de las necesidades de información y de programa de tu organización.
Configurar
Activamos los módulos de AidLabs que sirven a ese flujo de trabajo.
Recolectar o integrar
Levantamos información de campo nueva o integramos la que ya existe.
Analizar con IA
Análisis y estructuración asistidos por IA, siempre revisados por el propio equipo de tu organización.
Decidir
La evidencia resultante se convierte en decisiones de programa, conversaciones con donantes o incidencia.
Nada se comparte sin que tu organización lo lea, lo corrija y lo apruebe. La interpretación siempre es de ustedes.
Gestión de Proyectos y Monitoreo
Tu proyecto completo en un solo lugar: lo que planeaste, lo que has hecho y lo que falta.
Es el espacio donde tu organización organiza cada proyecto desde que lo diseña hasta que entrega el informe final. Aquí quedan juntos el plan, el presupuesto, los avances y las pruebas de lo que se ha logrado. Ya no tienes que buscar la información en carpetas, correos o chats distintos.
¿Para qué te sirve?
- Saber en cualquier momento cómo va el proyecto, sin tener que preguntarle a cada persona del equipo.
- Darte cuenta a tiempo si algo se está retrasando o si el dinero no alcanza.
- Preparar los informes para el donante en mucho menos tiempo.
- Que el proyecto siga en orden aunque la persona que lo coordinaba se vaya.
¿Cómo funciona?
- 1
Registras el proyecto.
Escribes qué quieres cambiar en la comunidad, qué vas a hacer para lograrlo y cómo vas a saber si funcionó. La plataforma te guía con los formatos que suelen pedir los donantes, como la Teoría de Cambio (la explicación de cómo tus actividades llevan al cambio que buscas) y el marco lógico (la tabla de objetivos, resultados e indicadores). También cargas el presupuesto.
- 2
Vas registrando los avances.
Cada vez que el equipo hace una actividad, la anota y adjunta sus pruebas: listas de asistencia, fotos o documentos. Cada avance queda conectado con el resultado al que aporta.
- 3
Revisas el estado de salud del proyecto.
La plataforma muestra de forma sencilla si el proyecto va bien, si necesita atención o si está en riesgo. Así puedes actuar antes de que un problema crezca.
- 4
Generas el informe.
Cuando el donante pide un reporte, la plataforma prepara un primer borrador con todo lo que el equipo ya registró. Tu equipo lo lee, corrige lo necesario y decide qué se envía.
Un ejemplo
Una fundación ejecuta un proyecto de emprendimiento para 60 mujeres en dos veredas. Cada semana, la coordinadora registra los talleres y sube las listas de asistencia. En el tercer mes, la plataforma muestra que en una vereda la asistencia bajó a la mitad. El equipo lo detecta a tiempo, habla con las participantes y cambia el horario. Al cierre del semestre, el informe para el donante ya está casi listo, porque toda la información se fue guardando en el camino.
Análisis de Necesidades
Lo que tu equipo escucha en la comunidad, convertido en un documento que otros pueden leer, entender y usar.
Es la herramienta para recoger información en campo y transformarla en análisis claros sobre lo que necesita una comunidad. Tu organización conoce el territorio mejor que nadie; este módulo te ayuda a mostrarlo con datos organizados y documentos profesionales.
¿Para qué te sirve?
- Dejar de tener la información repartida entre papeles, chats y archivos de Excel.
- Presentar las necesidades de tu comunidad con evidencia ante donantes, autoridades y espacios de coordinación.
- Sustentar mejor tus propuestas de financiamiento.
- Decidir con datos dónde y cómo enfocar el trabajo de tu organización.
¿Cómo funciona?
- 1
Creas tus formularios.
Escribes las preguntas que quieres hacer en la comunidad. No necesitas saber de tecnología.
- 2
Recoges la información en campo.
Tu equipo aplica los formularios desde el celular o la tableta, incluso en lugares sin señal de internet. Los datos se guardan y se envían cuando vuelve la conexión.
- 3
Toda la información llega a un solo lugar.
Las respuestas de todas las visitas y encuestas se juntan automáticamente en una misma base de datos de tu organización.
- 4
Eliges qué documento necesitas.
Según para qué lo vayas a usar, escoges uno de estos productos:
- Evaluación de Necesidadespara conocer a fondo lo que necesita una población o un territorio.
- Análisis Integral de Necesidadespara ver varios temas juntos, como salud, educación, alimentación y protección.
- Panorama de Necesidadesun resumen claro para presentar ante aliados o donantes.
- Movilización de Recursos en Emergenciaspara pedir apoyo rápido cuando ocurre una emergencia.
- Informe de Situaciónpara contar cada cierto tiempo cómo evoluciona la situación.
- 5
La inteligencia artificial prepara el borrador.
Ordena la información, encuentra los patrones más importantes y redacta el documento con la estructura adecuada.
- 6
Tu equipo revisa y decide.
Nada se comparte sin que tu organización lo lea, lo corrija y lo apruebe. La interpretación siempre es de ustedes.
Un ejemplo
Después de una inundación, una organización comunitaria visita 150 familias con un formulario en el celular, aunque en la zona no hay internet. Al regresar al pueblo, los datos se sincronizan. En pocas horas tiene un documento de Movilización de Recursos en Emergencias que muestra cuántas familias perdieron sus cultivos y cuántas necesitan agua potable. Con ese documento se presenta ante la alcaldía y ante dos donantes.
Diario Vivo
El cuaderno de campo de tu equipo, pero digital, compartido y conectado con tus informes.
Es un diario dentro de cada proyecto donde tu equipo anota lo que pasa en el día a día: lo que se hizo, lo que salió bien, lo que fue difícil y lo que está cambiando en la comunidad. Está pensado para usarse rápido, en pocos minutos, sin llenar formatos largos.
¿Para qué te sirve?
- Que las cosas importantes no se olviden ni se pierdan entre mensajes de WhatsApp.
- No tener que reconstruir de memoria, semanas después, lo que pasó para escribir un informe.
- Guardar la historia de tu trabajo aunque cambien las personas del equipo.
- Ver cómo va cambiando la situación del territorio con el paso del tiempo.
¿Cómo funciona?
- 1
Registras en el momento.
Al terminar una actividad o cuando pasa algo importante, abres el diario y lo cuentas como prefieras: escribiendo, grabando una nota de voz o subiendo fotos y documentos.
- 2
Todo queda ordenado.
Cada registro se guarda con su fecha, su proyecto y la persona que lo hizo.
- 3
Se arma el pulso del territorio.
Con los registros de todo el equipo se va formando una imagen de cómo evoluciona la comunidad, más allá de las cifras del proyecto.
- 4
Alimenta tus informes.
Cuando preparas un reporte, lo que el equipo registró en el diario ya está disponible para usarse.
Un ejemplo
Una promotora comunitaria sale de una reunión con líderes de la vereda y graba una nota de voz de dos minutos: la comunidad pidió cambiar el lugar de los talleres porque el camino está en mal estado. Esa nota queda en el diario del proyecto. Meses después, cuando el donante pregunta por qué cambió el lugar de las actividades, la respuesta y la fecha exacta ya están registradas.
Recursos Humanos
Todo lo relacionado con tu equipo de trabajo, organizado y en un solo lugar.
Es el módulo para manejar los procesos de personal de tu organización: buscar y elegir a las personas que se suman al equipo, contratarlas y pagarles. Está hecho para organizaciones pequeñas, que no necesitan ni pueden pagar un programa de recursos humanos pensado para grandes empresas.
¿Para qué te sirve?
- Hacer procesos de selección ordenados, justos y documentados.
- Tener en un solo lugar la información de cada persona del equipo.
- Llevar la nómina sin depender de hojas de cálculo complicadas.
- Demostrar ante donantes y auditorías que tu organización gestiona su personal con transparencia.
¿Cómo funciona?
- 1
Abres el proceso de selección.
Defines el cargo que necesitas y registras a las personas que se postulan.
- 2
Evalúas a las personas candidatas.
Aplicas pruebas técnicas y dejas constancia de los resultados y de la decisión tomada.
- 3
Formalizas la contratación.
La información de la persona elegida y de su contrato queda guardada en la plataforma.
- 4
Gestionas la nómina.
Llevas el registro de los pagos de tu equipo desde el mismo lugar donde manejas tus proyectos.
Un ejemplo
Una organización recibe un nuevo proyecto y necesita contratar a dos facilitadoras. Registra a las 12 personas que se postulan, les aplica una prueba corta y guarda los resultados. Cuando el donante revisa cómo se hizo la contratación, la organización puede mostrar todo el proceso de forma clara.
Gestión y Seguimiento de Casos
Cada persona que acompañas, con un seguimiento que no se pierde.
Es el módulo para registrar y dar seguimiento a las personas o familias que tu organización atiende de forma individual. Por ejemplo, una mujer que necesita orientación legal, una familia desplazada que busca acceso a salud o un niño que requiere apoyo escolar. Cada caso tiene su propio expediente digital, seguro y ordenado.
¿Para qué te sirve?
- Que ningún caso quede olvidado o sin respuesta.
- Saber qué se ha hecho con cada persona, quién lo hizo y qué falta por hacer.
- Dar continuidad a la atención cuando cambia la persona responsable del caso.
- Proteger información delicada de las personas que confían en tu organización.
¿Cómo funciona?
- 1
Abres un caso.
Registras la información básica de la persona y la situación que necesita atención.
- 2
Registras cada acción.
Cada llamada, visita, remisión o apoyo entregado queda anotado en el historial del caso.
- 3
Programas los próximos pasos.
Defines qué hay que hacer y cuándo. La plataforma te avisa cuando una acción está pendiente o un plazo se acerca.
- 4
Cierras el caso.
Cuando la situación se resuelve, el caso se cierra y su historial completo queda guardado.
Tu información está protegida. Solo las personas autorizadas de tu equipo pueden ver cada caso. Ninguna otra organización tiene acceso, y AidLabs no comparte esta información con nadie sin tu autorización.
Un ejemplo
Una organización acompaña a 40 mujeres en procesos de acceso a la justicia. La abogada que llevaba los casos cambia de trabajo. La persona que llega a reemplazarla abre la plataforma y encuentra el historial de cada caso, las últimas gestiones realizadas y las audiencias programadas para el mes. Ninguna de las mujeres tiene que volver a contar su historia desde el principio.
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